以下所列涵盖了网络会议在基本技术和应用方面的准备工作，通过第三方机构对参会者的分组管理，确保网上直播的同步性和连续性。
　　为参会者做好准备
　　1、通知参会者网络会议的日程和会议目标；
　　2、将如何使用网络会议的所有相关信息包括日期、时间、统一资源定位器（有连接地址）、密码或存取码以及所有的特别说明和要求发送给参会者。
　　3、网络会议前一周和会议当天提醒参会者。
　　4、给参会者提供会前可能需要的所有材料。
　　5、通知参会者网路会议的日程和会议目标。
　　6、提供网络会议所需的所有基本软件的信息（如：Java, Flash, QuickTime, Real Player等。），并告诉大家如何下载这些软件。
　　7、获取参会者的联系方式以备会后跟踪。
　　8、列出会上提问和答问的基本规则，确保无论采取什么方式提问，规则都要服务于问答双方。
　　
　　准备场地
　　1、确保房间里没有背景噪音（如较大的空调杂音。）
　　2、确保麦克风运转正常，声音清晰。
　　3、如果是视频网络会议，要确保所设置的亮度和背景能够很好地显示发言者。
　　4、确保摄影机和视频截取软件运转正常。
　　5、要有备用摄影机和麦克风应急。
　　
　　准备技术
　　1、在你和主机之间试用音频和视频设置的效果和网络连接情况。
　　2、检查统一资源定位器、端口分配和流媒体服务器的登录密码，确保你能分组管理参会者。
　　3、在你输入的内容中加入标题、背景描述和知识产权等信息。
　　4、允许参会者使用不同的连接速度。
　　5、打开你的防护墙，让会议信息安全传递。
　　6、安排好会议的记录工作以备会后查看。
　　
　　为主持人做好准备
　　1、确定会议日程并提前通知所有的发言者。
　　2、指定网络会议的主持人。
　　3、主持人准备好如何介绍发言人，安排发言人的发言顺序及如何过渡。
　　4、给发言人预演发言材料留足时间。
　　5、建议发言人穿戴适合摄影的衣服和配饰。
　　6、整体排演一次，估算会议的持续时间，包括提问和答问的时间在内。
　　7、手稿、演示文稿和笔记要有备份，以防出现技术故障（音频和视频技术）或其他紧急情况（发言人信号延迟或连接不上。）。